Kontakty v GoHighLevelu se zanášejí potichu. Každý formulář přidá štítek, každá kampaň další a každý import k tomu pár vlastních polí. Po roce leží v účtu nálepky, kterým nikdo nerozumí, a kampaň odchází lidem, které nikdo vybrat nechtěl. Přitom stačí jedno pravidlo: štítek odpovídá ano, nebo ne, vlastní pole drží hodnotu a segment je uložený filtr.
U účtů, které přebírám po někom jiném, otevírám seznam štítků mezi prvními obrazovkami. Skoro vždycky v něm najdu stejnou směs. Štítky na města, kde firma prodává. Štítky na každý měsíc, kdy běžela nějaká kampaň. A mezi nimi nenápadný štítek „neposilat“, který má chránit lidi, co o další e-maily nestojí. Jenže štítek sám nic nezastaví, takže jim e-maily chodí dál.
Štítek odpovídá ano, nebo ne. Pole drží hodnotu
Než založíte nový štítek, položte si jednu otázku: dá se na ni odpovědět jen ano, nebo ne? Když ano, je to štítek. Když odpověď zní „Brno“, „říjen“ nebo „z Facebooku“, patří do vlastního pole.
Štítek je odpověď ano na jednu otázku. Kdo do štítků ukládá odpovědi na otázky kde, kdy a odkud, staví si archiv, ve kterém se nedá hledat.
Převlečený štítek
Štítek, který ve skutečnosti nese hodnotu (město, obor, zdroj, měsíc), nebo slouží jako jednorázový výběr lidí na kampaň. GoHighLevelu nevadí, jenže podle něj nejde rozumně třídit ani počítat. Typicky má sourozence: „brno“, „praha“, „ostrava“, a každý nový zákazník z jiného města přidá dalšího.
| Co chcete o kontaktu vědět | Kam to patří | Příklad |
|---|---|---|
| Stav, který platí, dokud se nezmění | štítek | „stav-zakaznik“ |
| Účast na konkrétní akci | štítek s rokem a měsícem | „akce-webinar-2026-10“ |
| Údaj s víc možnými hodnotami | vlastní pole s pevným výběrem | obor, město, zdroj poptávky |
| Datum nebo číslo | vlastní pole typu datum nebo číslo | poslední nákup, počet osob |
| Údaj o konkrétní zakázce | pole obchodního případu | rozpočet, termín realizace |
| Skupina lidí pro kampaň | Smart List | letošní zákazníci z Brna bez objednávky |
Zvlášť pozor na údaje o zakázce. Rozpočet ani termín realizace nepatří ke kontaktu, ale k obchodnímu případu, protože jeden člověk může mít rozjednaných zakázek víc. GoHighLevel umí vlastní pole i u karty v pipeline, takže se dva poptané termíny nepřepíšou jeden druhým.
Se zdrojem poptávky je to podobné. Jedno pole „zdroj“ s pevným výběrem unese web, doporučení i reklamu a dá se podle něj počítat. Kdo chce zdroj znát přesně, a ne podle toho, co člověk zaškrtl ve formuláři, tomu pomůžou krátké značkové odkazy, které kanál zaznamenají.
Na kampaň nezakládejte štítek, uložte si filtr
Skupina lidí, které chcete něco poslat, je segment. V GoHighLevelu se ukládá jako Smart List: filtr nad kontakty, který si pamatuje podmínky a při každém otevření ukáže aktuální výběr.
Smart List (uložený segment)
Pohled na kontakty v sekci Contacts poskládaný z podmínek: má štítek, pole má určitou hodnotu, poslední aktivita byla před daným datem. Kontakty se nikam nekopírují. Kdo podmínku splní zítra, objeví se v seznamu zítra sám, a kdo ji přestane splňovat, zmizí.
Ze Smart Listu jde rovnou hromadná akce: e-mail, SMS, přidání do workflow nebo export. Štítek „kampan-rijen-oslovit“ proto nepotřebujete. Za měsíc by z něj byl další převlečený štítek, který nikdo nesmaže, protože nikdo neví, jestli na něm něco nevisí. Ruční vybírání lidí do kampaně přes export a tabulku tím odpadá úplně. Přesně tady vede hranice mezi adresářem a CRM, které se záznamem samo něco udělá.
Pět minut v seznamu štítků
Otevřete v nastavení seznam štítků (Settings, Tags) a projděte ho shora dolů. U každého štítku, ve kterém je město, měsíc, obor nebo název kampaně, si udělejte čárku. Každá čárka je převlečené pole nebo segment a kandidát na první úklid.
Předpona v názvu řekne, k čemu štítek slouží
Pojmenování drží pořádek líp než jakákoli disciplína, protože ho vidí každý, kdo štítek přidává. Štítky bez pravidel patří mezi chyby, které v GoHighLevelu udělá skoro každý začátečník. Malá písmena bez diakritiky jsou základ. K nim přidávám tři předpony a každá říká, jak dlouho má štítek žít:
- stav- pro to, co platí, dokud se to nezmění: „stav-zakaznik“, „stav-vip“.
- akce- s rokem a měsícem pro účast na něčem: „akce-webinar-2026-10“. Po roce se dá bez obav uklidit.
- auto- pro štítek, který jen spouští automatizaci. Workflow ho na konci samo odebere, takže v kontaktu nezůstává.
Jednu věc štítkem neřešte nikdy: kdo si nepřeje e-maily nebo SMS. Na to má GoHighLevel u kontaktu nastavení Do Not Disturb (DND) pro každý kanál zvlášť a odhlášení z e-mailu ho zapne samo. Štítek „neposilat“ zastaví jen tu kampaň, která si na něj vzpomene.
U vlastních polí dělá stejnou práci pevný výběr. Rozbalovací seznam nepustí dovnitř „Praha“, „praha“ a „Praha 4“ vedle sebe. Pole si navíc v nastavení roztřídíte do složek podle toho, k čemu slouží.
Úklid po roce: nejdřív přepojit, smazat až nakonec
Úklid štítků má pořadí, které nic nerozbije: zjistit, co na štítku visí, přepojit a teprve potom mazat. Obrácené pořadí je nejrychlejší cesta, jak potichu vypnout uvítací sérii.
U každého štítku potřebujete vědět, kdo ho přidává a co spouští. Když si to vedete v registru automatizací, je to čtení na pár minut. Když ne, čeká vás procházení spouštěčů workflow jedno po druhém.
Dva štítky se stejným významem sloučíte přes Smart List. Vyfiltrujete kontakty se starým štítkem, hromadně jim přidáte nový, přepojíte workflow a starý smažete. Převlečený štítek převedete do pole stejně, jen hodnotu za vás doplní jednorázové workflow s krokem pro úpravu pole. Štítky s předponou „akce-“ starší než rok, na kterých nic nevisí, mažte rovnou.
Pojistka
Před smazáním každého štítku si kontakty, které ho nesou, vyexportujte ze Smart Listu do tabulky. Kdyby se za týden ukázalo, že na něm přece jen něco viselo, víte přesně, komu ho vrátit.
Kdy si s tím hlavu nelámat
Účet s pár stovkami kontaktů, jedním formulářem a dvěma automatizacemi pravidla pro štítky nepotřebuje. Vejde se celý na jednu obrazovku a úklid zabere chvilku. Kdo používá z GoHighLevelu jen rezervační kalendář, ten se štítky skoro nesetká. Zlom přichází s druhým člověkem v účtu nebo s první kampaní na celou databázi. Od té chvíle cizí nálepky přibývají rychleji, než je stačíte číst.
Celý systém v kostce
- Než založíte štítek, zeptejte se, jestli se na něj dá odpovědět ano, nebo ne.
- Hodnoty jako město, obor nebo zdroj ukládejte do vlastních polí s pevným výběrem.
- Údaje o zakázce dávejte k obchodnímu případu, ne ke kontaktu.
- Skupiny pro kampaně si ukládejte jako Smart Listy.
- Štítky pojmenovávejte s předponou stav-, akce- a auto-, odhlášení nechte na DND.
- Jednou za rok štítky ukliďte: zjistit, přepojit, vyexportovat, smazat.
Štítek „neposilat“ se v dobře postaveném účtu vůbec nenarodí. Odhlášení pohlídá DND, kampaň si vybere Smart List a seznam štítků přečtete za pár minut, i když ho otevřete po roce. Kdo chce mít kontakty v takovém stavu od prvního dne, tomu GoHighLevel nastavím na klíč. K účtu předám i seznam štítků a polí, kde má každá položka jednu větu o tom, k čemu slouží. Za rok pak stačí otevřít nastavení a projít čárky.
