Automatizace se ve firmách odkládá ze stejného důvodu. Zní to jako projekt: analýza, dodavatel, rozpočet, tři měsíce a školení. Přitom věci, které malé firmě uberou nejvíc ruční práce, se dají nasadit po jedné a každá zvlášť. Žádná z nich nepotřebuje programátora ani souhlas nikoho dalšího.
Sám jsem to tak dělal roky pozpátku. Čekal jsem na klid, kdy si sednu a promyslím to celé, a ten klid nikdy nepřišel. Pohnulo se to až ve chvíli, kdy jsem si o víkendu nasadil jednu jedinou věc a v pondělí viděl, že funguje.
Co má těch sedm věcí společného
Všech sedm řeší stejný typ práce: krok, ve kterém člověk jen přenáší informaci z jednoho místa na druhé. Nic z toho nevyžaduje rozhodování, a proto to zvládne systém.
| Co nasadíte | Co tím zmizí | Odhad času | Hlavně pro |
|---|---|---|---|
| Rezervační odkaz | domlouvání termínu ve čtyřech zprávách | 1 hodina | konzultace a schůzky |
| Potvrzení poptávky | ticho mezi poptávkou a vaší odpovědí | 1 hodina | poptávkový formulář |
| Formulář rovnou do PDF | přepisování údajů do smlouvy či nabídky | 2 hodiny | opakované dokumenty |
| Hromadný e-mail z jednoho místa | kopírování adres a sledování odhlášení | 2 hodiny | newsletter a oznámení |
| Vlastní krátké odkazy | dohady, jestli si toho někdo všiml | 30 minut | nabídky a kampaně |
| Zápis a úkoly po schůzce | psaní zápisu večer z paměti | 1 hodina | konzultace a servis |
| Připomínka faktury po splatnosti | nepříjemné dohadování o penězích | 2 hodiny | každý, kdo fakturuje |
Časy jsou moje odhady z vlastního nasazování. Když něco takového děláte poprvé, počítejte klidně s dvojnásobkem, protože největší část zabere rozhodování o textech, ne nastavení.
Sečteno je to devět a půl hodiny. Za jeden víkend tedy nasadíte tři nebo čtyři věci, ne všech sedm. Firmu posune i jedna, pokud je to ta správná.
Ruční mezikrok
Krok, ve kterém člověk nic nerozhoduje a jen přenáší informaci dál. Opíše termín do kalendáře, jméno do smlouvy, částku do upomínky. Nic se u něj nevyrábí, a přesto se u něj čeká. Jsou to nejlevnější místa na automatizaci, protože se u nich nemusí měnit způsob práce.
Firmu nezdržují velká rozhodnutí. Zdržuje ji dvacet malých kroků, které nikdo nepovažuje za práci, a přitom se dělají každý den.
Rezervační odkaz místo čtyř zpráv o termínu
Domluva termínu je nejlevnější věc, kterou z firmy odstraníte, a zabere hodinu. Místo návrhů a protinávrhů pošlete odkaz do svého kalendáře a druhá strana si vybere sama.
Nejlepší pro: konzultace, schůzky, servisní návštěvy a všechno, kde se termín domlouvá zprávami.
Funguje to tak, že rezervační odkaz zná vaši skutečnou obsazenost a nabízí jen volná okna. Potvrzení i připomínka odejdou samy, takže ubydou i zapomenuté schůzky.
Kde to naráží: u klientů, kteří si sami nic nerezervují a chtějí domluvu po telefonu. Tam odkaz nenahradí hovor, jen ho zkrátí na jednu zprávu s termínem.
Potvrzení poptávky, které odejde do minuty
Druhá hodina víkendu patří poptávkám. Mezi odesláním formuláře a vaší odpovědí je ticho a právě v něm zákazník píše konkurenci.
Nejlepší pro: firmy, kterým chodí poptávky z webu a odpovídají na ně v dávkách jednou za den.
Nejde o to, odpovědět místo vás. Jde o potvrzení, že poptávka dorazila, plus informaci, kdy se ozvete a co si mezitím připravit. Text napíšete jednou a odchází pořád stejný.
Kde to naráží: samotné potvrzení zakázku neuzavře. Když po něm nepřijde do druhého dne živá odpověď, působí to hůř, než kdyby nepřišlo vůbec.
Formulář, ze kterého vypadne hotový dokument
Tohle je první věc, u které se vyplatí sáhnout po dvou hodinách. Vyplněný formulář se místo do vaší schránky promění rovnou v hotový dokument.
Nejlepší pro: objednávky, přihlášky, předávací protokoly a nabídky, které mají pokaždé stejnou kostru.
V praxi to znamená, že z formuláře vypadne rovnou PDF se správnými údaji i s vaší hlavičkou. Nikdo nic nepřepisuje, takže v dokumentu nevznikne překlep ve jméně ani v částce.
Kde to naráží: dokument bude jen tak dobrý, jak dobrý je formulář. Když se v něm ptáte nejasně, dostanete nejasné odpovědi a hotové PDF to nespraví.
Hromadný e-mail z jednoho místa
Čtvrtá položka je jednodenní úklid, po kterém přestanete vyrábět seznamy adres ručně. Zprávy odcházejí z jednoho místa a odhlášení se hlídá samo.
Nejlepší pro: oznámení zákazníkům, pozvánky, sezonní nabídky a pravidelný newsletter.
Praktický rozdíl je v tom, že hromadné maily jdou z jednoho místa a vy vidíte, komu odešly. Odhlášený člověk už žádnou další zprávu nedostane, i kdyby byl ve třech seznamech.
Kde to naráží: doručitelnost. Když posíláte z domény, která na hromadnou poštu není připravená, skončí i dobrý e-mail v nevyžádané poště. Tuhle část si nachystejte dřív než obsah.
Podle čeho vybírám
Nezačínám tím, co je nejchytřejší, ale tím, co se opakuje nejčastěji a týká se peněz nebo nové poptávky. Když si mám vybrat jednu jedinou věc na první víkend, je to rezervační odkaz. Vidíte na něm výsledek hned v pondělí, a to je jediné palivo, které tuhle práci udrží v chodu.
Spouštěč
Událost, po které se automatizace rozjede sama. Přišel formulář, uplynulo pět dní od splatnosti, skončila schůzka. Když u každé své ruční práce umíte pojmenovat spouštěč, dokážete ji zadat komukoli, i bez znalosti nástrojů. Většina nasazení se zdrží na tom, že spouštěč nikdo nevyslovil nahlas.
Vlastní krátké odkazy, u kterých vidíte kliknutí
Nejrychlejší položka z celého seznamu zabere půl hodiny. Místo dlouhé adresy posíláte krátký odkaz na vlastní doméně a víte, jestli si ho někdo otevřel.
Nejlepší pro: nabídky, ceníky, pozvánky a cokoli, co posíláte jednomu člověku a pak čekáte.
Rozdíl je v tom, že krátký odkaz tiše zaznamená kliknutí. Přestanete se dohadovat, jestli nabídka dorazila, a follow-up posíláte podle toho, co se opravdu stalo.
Kde to naráží: kliknutí není zájem. Poznáte, že se nabídka otevřela, ne že se o ní uvnitř firmy jednalo. Berte to jako signál k ozvání, ne jako důkaz.
Zápis a úkoly hned po schůzce
Šestá věc vrací večery. Po skončení hovoru máte zápis, seznam úkolů a podklad pro e-mail, aniž byste si po sobě něco přepisovali z paměti.
Nejlepší pro: konzultace, obchodní schůzky a servisní hovory, po kterých se něco slibuje.
Nastavení zabere hodinu a většinu času sežere rozhodnutí, jak má zápis vypadat. Nejcennější položkou přitom nebývá shrnutí, ale seznam toho, co jste komu slíbili. Zápis si navíc přečte i kolega, který u hovoru nebyl. Odpadne tím schůzka o tom, co se řeklo na té předchozí.
Kde to naráží: nahrávka je citlivá věc a druhá strana o ní musí vědět předem. U části hovorů proto nahrávání vypnete, a to je v pořádku.
Připomínka faktury po splatnosti
Poslední položka se týká peněz, a proto ji nechávám nakonec jako odměnu. Systém hlídá splatnost a připomínku připraví, vy ji jen odešlete.
Nejlepší pro: každého, kdo fakturuje víc než pár faktur měsíčně a nerad se připomíná.
Jakmile víte, kdo vám dluží a kolik, přestane být připomínání nepříjemné téma a stane se z něj rutina. Zákazník dostane slušnou zprávu ve správný den, ne naštvaný telefonát po měsíci.
Kde to naráží: párování plateb. Když vám do banky chodí platby bez správného symbolu, budete je občas dohledávat ručně i nadále.
Pojistka
Nic z téhle sedmičky neposílá zákazníkovi text, který jste nenapsali. Systém hlídá čas a připravuje, rozhodnutí zůstává na vás. U hromadných zpráv a upomínek si odeslání nechte natrvalo pod palcem, i když už tomu budete věřit.
Komu z tohohle seznamu nepomůže nic
Pro koho tohle není: kdo vyřídí dvě poptávky měsíčně a fakturuje z hlavy, ten nemá co automatizovat. Ušetří pár minut a zaplatí za to víkendem, což je špatná směna.
Nepomůže to ani tomu, kdo chce nasadit všech sedm věcí najednou. Devět a půl hodiny práce se do víkendu vejde jen na papíře, protože každá věc si vyžádá ještě rozhodnutí o textech. Vyberte si tři a zbytek nechte na příště.
A pak je tu situace, kdy je potíž o patro níž. Firma nemá jasno, kdo poptávky vyřizuje a do kdy. Automatizace takový nepořádek jen zrychlí a udělá z něj nepořádek s časovým razítkem.
Celý víkend v kostce
- V sobotu ráno si vyberte tři položky ze sedmi, nikdy ne víc.
- Začněte tou, která se týká peněz nebo nové poptávky.
- Napište si texty dřív, než otevřete nastavení. Zaberou víc času než klikání.
- Každou věc vyzkoušejte sami na sobě, než ji pustíte na zákazníky.
- U všeho, co odchází ven, si nechte poslední kliknutí.
- V pondělí se podívejte, co se opravdu stalo, a podle toho vyberte další víkend.
Na ten klid, ve kterém si člověk sedne a promyslí automatizaci celou naráz, jsem čekal roky. Nikdy nepřišel a čekat se na něj nedá. Sedm věcí z tohohle seznamu nemění, jak podnikáte. Ubírají kroky, které nikdo nepovažuje za práci, a přitom je někdo dělá každý den. Právě proto z nich cítíte rozdíl dřív, než stihnete vysvětlit, co jste vlastně nasadili.
